Conditions générales de vente pour événements

Article 1 – définitions et champ d’application

1.1. WAVRE INDOOR KARTING, en abréviation WIK, désigne GDM Organisation SRL – BE 0635.946.747 dont le siège social est situé à 117 boulevard de l’Europe 1300 Wavre.

1.2. Le Client désigne l’entreprise qui a passé une commande auprès de WAVRE INDOOR KARTING pour une prestation décrite dans le devis.

1.3 Le WIK et le client sont unis par la commande définie de la manière la plus claire entre les deux parties dans le devis. Les prestations fournies par WAVRE INDOOR KARTING sont celles qui sont expressément décrites dans le devis confirmé par la réception de l’acompte.

1.4. Par sa commande, le client reconnaît avoir pris connaissance et accepté les présentes conditions générales de vente. Toute commande implique de la part du client, l’adhésion entière et sans réserve aux présentes conditions, à l’exclusion de tout autre document établi par écrit entre le client et le WAVRE INDOOR KARTING.

1.5 L’événement désigne le moment durant lequel la commande est livrée au Client.

Article 2 – devis

2.1 Le devis est un document préalable à la commande, qui détaille les prestations proposées avec leur prix. Le devis reprend l’ensemble des prestations discutées entre le Client et WAVRE INDOOR KARTING. Ces prestations sont définies de la manière la plus claire entre les deux parties.

2.2 Le devis est valable pour une durée de 30 jours nets à compter de sa date d’émission. Le Client est invité à confirmer sa réservation dans la période de validité indiquée sur le devis. Les tarifs figurant sur le devis sont donnés pour une période courant jusqu’à sa date limite d’option. Passé cette date, ils sont susceptibles d’être modifiés en fonction des conditions économiques. Il est également rappelé que les prix pourront être modifiés en cas de changement législatif et/ou règlementaires susceptibles d’entraîner des variations de prix tels que notamment la modification du taux de TVA, l’instauration de nouvelles taxes,…

Article 3 – acompte

3.1 Pour valider la commande, le Client marque son accord dans la période de validité du devis. Le WAVRE INDOOR KARTING envoie une facture d’acompte proforma représentant 50% du montant total TTC de la prestation détaillée dans le devis. Il peut être porté à 100% en fonction des impératifs de l’exploitation et conditions exceptionnelles.

3.2 Sauf mention contraire prévue au contrat, la facture d’acompte est à payer au plus tard 7 jours nets avant la date de l’événement. A défaut de versement de l’acompte dans le délai prévu, le WIK ne pourra confirmer la commande et ne garantit pas la disponibilité, sans pouvoir être redevable d’une quelconque indemnité au client. La commande est considérée comme définitive dès la réception du paiement total de l’acompte exigé par WAVRE INDOOR KARTING.

3.3 Le paiement de l’acompte doit être effectué sur le compte BE41 7360 4504 1410 avec l’intitulé du document situé en haut à droite. Sont acceptés pour le règlement des acomptes, uniquement les virements bancaires. Les frais bancaires liés aux règlements des factures sont à la charge du client. Il est également rappelé que la TVA mentionnée sur la facture d’acompte y figure à titre informatif.

Article 4 – modification(s)

4.1 Les présentes conditions générales annulent et remplacent toutes correspondances antérieurement échangées par les parties. Toutes modifications apportées postérieurement à la confirmation du devis par la réception de l’acompte correspondant doivent faire l’objet d’un écrit approuvé et daté par chacune des parties. Il appartient au WIK d’accuser la réception de la demande, de voir s’il peut y répondre en tout ou partie et de renvoyer une confirmation écrite.

4.2 Les demandes de modifications incluent notamment la modification de la date, la modification de l’heure, le nombre de personnes, un changement du nombre ou du type de menu,…

4.3 Le WAVRE INDOOR KARTING accepte les demandes de modification sans frais jusqu’à 15 jours nets avant l’évènement, à condition que l’accord soit donné par écrit. Entre 7 jours nets et la date de l’évènement, aucune modification n’est possible pour le traiteur. Toutefois, des modifications seront autorisées pour les activités (hors partenaires externes) et les boissons à hauteur de maximum 15% du montant total TTC initial du devis confirmé.

4.4 Les no-show définis comme les prestations commandées non annulées, seront facturés entièrement au client.

Article 5 – facture finale

5.1 Après l’évènement, le Client reçoit une facture finale. La facturation est établie sur la base du devis validé sous réserve des éventuelles modifications établies selon l’article 4. Le montant de l’acompte reçu est déduit de la facture finale.

5.2 Sauf convention contraire passée par écrit, le règlement des prestations non reprises dans le devis sera assuré directement par les participants concernés. Le paiement doit être fait directement par carte bancaire. A défaut de règlement des participants des prestations réclamées, le Client s’engage à régler la facture au plus tard dans les 10 jours nets de la date de la facture.

5.3 Le paiement de la facture doit être effectué sur le compte BE41 7360 4504 1410 avec le numéro de la facture correspondante en communication. Sont acceptés pour le règlement des factures et acomptes, uniquement les virements bancaires. Les frais bancaires liés aux règlements des factures sont à la charge du client.

5.4 Sauf mention contraire prévue au contrat, les factures du solde sont établies par le WIK et sont payables au plus tard dans les 30 jours nets suivants la date de la facture.

A défaut de règlement des factures, une indemnité forfaitaire égale à 15% des sommes dues sera exigible en cas de recouvrement contentieux, avec un minimum de cent (100) euros par facture. Il est ici rappelé que les montants payés d’avance ne seront pas productifs d’intérêts.

5.5 Toutes contestations et réclamations ne pourront être prises en compte que si elles sont formulées par écrit et adressées au WIK dans un délai de maximum 7 jours nets après la réception de la facture finale. En cas de contestation ou désaccord sur une partie de la facture, le Client s’oblige à payer sans retard la partie non contestée.

Article 6 – annulation et remboursement

6.1 Dans le cas où le Client annule entièrement sa commande plus de ou 15 jours nets avant la date de l’évènement, le Client obtient un remboursement total de l’acompte exigé à l’article 3. Le remboursement est effectué par virement bancaire sur le compte bancaire à l’origine du paiement de l’acompte.

6.2 Si le client annule entièrement sa commande entre le 14 et 7 jours nets inclus avant la date de l’évènement, le client obtient un remboursement complet de l’acompte décrit à l’article 3. Le remboursement est effectué sur le porte-monnaie virtuel de la société.

6.3 Si le client annule entièrement sa commande moins de 6 jours nets avant la date de réservation, l’acompte est définitivement perdu. Il n’y a aucun remboursement.

Article 7 – restauration et boisson

7.1 Il est rappelé que le Client ne peut pas apporter de restauration pour l’évènement que ce soit en tout ou en partie sauf avec l’accord écrit préalable du WIK. Si le Client souhaite apporter ses boissons, alors s’applique un droit de bouchon, qui sera facturé par bouteille ouverte avec accord préalable écrit du WIK.

7.2 Lors de la confirmation de sa commande, le Client doit confirmer son choix de menu et les éventuelles restrictions alimentaires. A défaut de la réponse du Client, le WIK se réserve le droit d’imposer un choix.

7.3 Dans le cas où le client souhaite emporter à l’issue de l’évènement, une partie des denrées alimentaires non consommées, il en assume l’entière responsabilité, sans recours possible contre le WIK.

7.4 Les boissons et nourritures non consommées dans le cadre d’un forfait ne peuvent donner lieu à la minoration du prix.

Article 8 – prestataires et matériels externes

8.1 Le Client est prié d’informer par écrit au préalable le WIK de la présence éventuelle de prestataires externes et fait son affaire personnelle de l’obtention de toutes les autorisations qui s’avéreraient nécessaires (dont SABAM dans le cas d’évènements musicaux). Le WIK se réserve le droit d’autoriser la présence des prestataires externes et la diffusion de photos/vidéos prises au sein de l’établissement.

8.2 Dans le cas où le Client souhaite dans le cadre d’un évènement, ériger un ou plusieurs stands ou apporter des décorations, le Client doit indiquer par écrit au WIK, avant la signature du contrat, la nature, l’importance du montage des stands ou du projet de décoration. Faute d’accord, le WIK se réserve le droit d’interdire ou d’empêcher le montage des stands et l’apport de décoration pendant l’évènement.

8.3 Le Client veillera à l’installation et l’enlèvement des matériels et équipements afin de restituer des locaux en parfait état. Tout dégât causé aux locaux mis à disposition sera à la charge du client, sauf à avoir fait établir avant la prise de possession des locaux, un état des lieux indiquant les endroits abîmés ou dysfonctionnement constatés.

Article 9 – logo et marque commerciale

9.1 Le Client s’interdit d’utiliser le nom de la société ou du WIK, le logo ou la marque commerciale sauf après avoir obtenu l’accord préalable et écrit de ce dernier.

Article 10 – respect des règles de l’établissement

10.1 Le WIK se réserve le droit d’interdire l’accès à toute personne étant susceptible de porter atteinte à l’établissement ou à son image.

10.2 Le Client s’engage à faire respecter par les participants et leurs invités, l’ensemble des consignes et règlements de WIK. Le client veillera à ce que les participants ne perturbent pas l’exploitation du WIK, ne portent atteinte physiquement ou moralement aux personnes qui s’y trouvent.

10.3 Si un ou plusieurs participants font l’obstacle au bon fonctionnement du WIK, portent préjudice à la réputation ou à la sécurité du WIK, dérangent le séjour d’autres membres, sont en état d’ivresse ou commettent des dégradations. Alors, le WIK a le droit de résilier si nécessaire le contrat et/ou de prier le ou les participants, voire tout le groupe à quitter le WIK sans pouvoir être redevable du paiement de dommages et intérêts. La prise de telles mesures par le WIK pour assurer la sécurité des biens et des personnes ne permet pas au Client de s’exonérer du paiement de la facture finale pour les prestations.

Article 11 – cas de force majeure

11.1 Les obligations contenues aux présentes ne seront pas applicables ou seront suspendues si leur exécution est devenue impossible en raison d’un cas de force majeure tel que notamment: acte de puissance publique, hostilités, guerre, catastrophe naturelle, incendie, inondation, pandémie (uniquement dans le cas de mesures gouvernementales interdisant la réalisation de l’évènement). Les parties devront mettre en oeuvre tous leurs efforts pour prévenir ou réduire les effets d’une inexécution du contrat causée par un évènement de force majeure: la partie désirant invoquer un évènement de force majeure devra notifier immédiatement à l’autre partie, sans quoi, elle ne pourra être déchargée de sa responsabilité.

11.2 Dans un cas de force majeure, le Client sera remboursé entièrement de l’acompte.

Article 12 – assurance et responsabilité

12.1 Le Client doit assurer la garde des biens et matériels apportés par lui-même ou les participants. Le Client fera son affaire de la souscription de toute police d’assurance (dommage – responsabilité civile) qu’il jugera nécessaire. Le Client est notamment invité à souscrire une assurance spécifique en cas de présence de gros matériels ou de biens de valeur dans la mesure où la responsabilité du WIK ne pourra être engagée en cas de détérioration ou de vol desdits biens.

12.2 Le Client est responsable de l’ensemble des dommages causés par son intermédiaire notamment par ses prestataires externes, les participants et leurs invités et s’engagent en cas de dégradation des lieux mis à disposition à supporter les coûts de remise en état de ces lieux.

Article 13 – GDPR

Article 14 – tribunaux compétents

14.1 Tout différend entre les parties relatives à l’interprétation ou l’exécution du contrat qui n’aurait pas pu être réglée à l’amiable sera porté devant le tribunal de commerce francophone du Brabant-Wallon.

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